Vijf tips voor een slimmere en snellere administratie
Trends en ontwikkelingen kunnen abstract zijn: digitalisering, nieuwe regelgeving, prijsdruk. Welke concrete producten en diensten biedt Finx Accountants om aan deze trends en ontwikkelingen te voldoen? Hoe helpt Finx om voorop te lopen? Nicole de Haan, Assistent Accountant bij Finx geeft vijf tips voor een slimmere en snellere administratie zodat u tijd overhoudt.
Tip 1: Minder administratie door slimme oplossingen in iMUIS
Een groot voordeel van automatisering is het vereenvoudigen van standaardwerk. Administratie is daar een goed voorbeeld van. Nicole legt uit: “Finx Accountants biedt klanten de mogelijkheid om standaardwerk veel sneller uit te voeren met de slimme oplossingen in iMUIS. Zo hoeven ondernemers hun facturen alleen maar te mailen, met een druk op de knop staat het in de administratie.” Klanten kunnen facturen verzamelen en in één keer toesturen, of iedere factuur direct bij ontvangst (inkoop) of verzending naar de klant (verkoop) mailen. “Ook is het mogelijk om iedere avond automatisch de bankmutaties bij te werken.” Voorheen werk waar veel tijd in ging zitten, maar door ubl-cloud en de bankkoppeling van iMUIS volledig geautomatiseerd.
Tip 2: iMUIS app voor direct verwerken van kassabonnetjes
Facturen doorsturen is nog niet zo moeilijk, maar wat te denken van al die losse bonnetjes: een tankbeurt, een lunchafspraak, 2 cappuccino en een krentenbol. Het belandt verfrommeld in de beurs, tas of jaszak en wordt gemakkelijk vergeten. “Daarvoor ontwikkelde iMUIS een handige app,” vertelt Nicole met gepaste trots. “Je maakt een foto van het bonnetje, geeft een paar kenmerken mee en het wordt weer automatisch bijgewerkt in de administratie.”
Tip 3: Laat de software valse facturen ontmaskeren
Een toenemend probleem voor ondernemers is het ontmaskeren van valse facturen. In sommige gevallen lijkt een factuur afkomstig van een vaste leverancier. Wat te doen? Nicole vertelt: “In iMUIS worden niet alleen de inkoopfacturen automatisch ingelezen, maar ook alle bijbehorende gegevens over de crediteur. Bijvoorbeeld KvK, IBAN en het btw-nummer. Komt er vervolgens een valse factuur binnen met afwijkende gegevens, dan onderschept iMUIS deze factuur meteen.
Tip 4: Doe geen dubbel werk
Dubbel werk: daar hebben ondernemers over het algemeen een hekel aan. Omdat iMUIS belangrijke informatie over mutaties en inkoopfacturen onthoudt, worden nieuwe facturen van dezelfde leverancier of terugkerende bankmutaties automatisch verwerkt. “Gebruikers hoeven alleen nog maar te checken of alles goed staat en nieuwe mutaties bij te werken. iMUIS doet het dubbele werk.”
Tip 5: Werk voor alle inkoop- en verkoopfacturen met één systeem
Het komt nog vaak voor: facturen worden opgemaakt in Word of Excel, ingeboekt in het softwarepakket en vervolgens handmatig gekoppeld aan de bankmutatie. Vervolgens wordt handmatig een btw-aangifte berekend en via de website van de Belastingdienst ingediend. Het kan allemaal veel sneller. “Het aanmaken en versturen van verkoopfacturen kan ook in iMUIS. Je maakt nu eenvoudig een factuur aan in het softwarepakket, verstuurt de factuur met een druk op de knop naar de klant en de factuur is direct ook geboekt.” Bijkomend voordeel: voor de btw-aangifte staat alles meteen klaar. Daarmee is het indienen van de aangifte ook niets meer dan een druk op de knop. Heeft Nicole een laatste tip? “Zorg ervoor dat alles in één systeem staat. Dat bespaart tijd en daarmee maak je volop gebruik van de mogelijkheden om slimmer en sneller je administratie bij te werken.”
Vijf concrete tips om abstracte trends voor u te laten werken door goed gebruik van iMUIS. Op deze manier levert digitalisering tijd op voor ondernemerschap (lees: omzet) en kunnen administratiekosten omlaag; kansen voor het oplossen van de uitdaging van prijsdruk. Kortom, twee vliegen in één klap!
Meer weten over snel een slim administreren? Neem contact op met Nicole de Haan voor meer informatie.
In de komende blogs laten we medewerkers en klanten aan het woord. U kunt het blog rond 4 oktober verwachten.
Waarom een blog van Finx Accountants & Belastingadviseurs B.V.?
De accountant van nu staat heel anders in het ondernemersleven dan pakweg tien jaar geleden. De focus ligt op visie, prognoses, sturen, dashboards en koersbepaling. Finx Accountants & Belastingadviseurs B.V. staat naast de ondernemer, biedt persoonlijkheid en kwaliteit om u optimaal te laten ondernemen. In een aantal blogs leggen we uit wat dit inhoudt en wat u daaraan heeft.
